Zamknij
REKLAMA

Archiwizować dokumenty samemu, czy może zlecić to zadanie zewnętrznej firmie?

13:17, 30.12.2019 | a.d
Skomentuj

Nie dla wszystkich firm proces archiwizacji dokumentów jest łatwy do przeprowadzenia. W większości przypadków zajmuje to bardzo dużo czasu i firmy muszą zatrudniać w swoich szeregach dodatkowe osoby, które są za to odpowiedzialne, ponosząc wszelkie konsekwencje ewentualnych błędów. W ten sposób dokumenty są jednak odpowiednio posegregowane i uporządkowane, dzięki czemu nie ma problemów z tym, aby odnaleźć w ważnym momencie te, które przydają się szefostwu czy też poszczególnym pracownikom. Archiwizacja dokumentów może być jednak zlecona firmie zewnętrznej. Taka usługa wiążę się z wieloma zaletami, dlatego spora grupa przedsiębiorstw powinna wziąć to pod uwagę.

Zlecenie archiwizacji dokumentów zewnętrznej firmie - największe zalety

Zlecając archiwizację dokumentów zewnętrznej firmie odnotowuje się z tego tytułu bardzo wymierne korzyści. Przykładem takiego rozwiązania może być firma Ekoakta, która od dłuższego czasu zajmuje się profesjonalną archiwizacją dokumentów dla wielu firm. W ten sposób firmy odciążone są z ważnych obowiązków i mają więcej czasu na budowę swojej marki oraz stabilnej pozycji rynkowej.

Firmy zewnętrzne zajmujące się archiwizacją dokumentów odpowiadają za:

  • porządkowanie dokumentacji firmowej na akta kategorii A oraz B
  • porządkowanie dokumentacji technicznej
  • porządkowanie dokumentacji kadrowej

Poszczególne etapy archiwizacji realizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tyczy się to także firmowych instrukcji kancelaryjnych. Pracownicy firm zewnętrznych doradzają zainteresowanym innowacyjne rozwiązania, dzięki którym archiwizowanie przebiega bez problemów i jest regularnie udoskonalane. Profesjonalna archiwizacja dokumentów przez firmę zewnętrzna wiąże się również z:

  • przejrzystością dostępnych dokumentów
  • łatwym wyszukaniem najważniejszych dokumentów
  • oszczędnością czasu oraz kosztów
  • najwyższym stopniem zabezpieczania poszczególnych dokumentów

Z takich rozwiązań korzysta coraz więcej firm, zarówno tych większych, jak i dużo mniejszych. Firmy otrzymują w ten sposób nowe możliwości, mogą skupić się na rozwoju własnej działalności, nie troszcząc się o to, czy z archiwizacją dokumentów wszystko jest w porządku. Przedsiębiorcy zyskują tym samym czas na spotykanie się z kontrahentami.

Archiwizowanie dokumentów przez zewnętrzną firmę - przebieg całego procesu

Zewnętrzne firmy, które odpowiadają za profesjonalną archiwizację dokumentów oznaczają uzyskane dokumenty i pakują je do specjalistycznych pudeł o charakterze archiwizacyjnym. Dzięki temu są one prawidłowo uporządkowane i łatwe do zidentyfikowania, gdy trzeba będzie je odszukać. W międzyczasie pracownicy takich firm wydzielą tzw. akta kategorii B, których okres archiwizacji minął. W ten sposób poszczególne firmy będą mogły zrobić stuprocentowy porządek w posiadanych papierach, tak aby nie zaniedbać żadnego ze swoich kontrahentów lub klientów.

Zewnętrzne firmy zajmą się także niszczeniem przedawnionych dokumentów. Zrobią to w sposób całkowicie bezpieczny, tak aby dane z takich dokumentów nigdy nie przedostały się do osób niepowołanych. Jak widać takie usługi związane są z tym, iż trzeba na nie poświęcić bardzo dużo czasu, a firmy nie mają na to czasu. Lepiej nie robić tego samemu, ponieważ można o czymś istotnym zapomnieć, a firma zewnętrzna skupi się jedynie na tym zadaniu i na pewno wykona je bezbłędnie.

Dokumenty dostarczane firmom zewnętrznym są archiwizowane zgodnie z rozporządzeniem RODO. Zainteresowani mają więc pewność ochrony danych osobowych. Zajmują się tym doświadczeni i wykwalifikowani archiwiści, którzy legitymują się ukończeniem specjalistycznych kursów w zakresie kancelaryjno-archiwalnym. Dzięki temu są idealnie przygotowani do powierzonej im pracy i wykonają swoje obowiązki na najwyższym z możliwych poziomów. Ponadto pracownicy firm zewnętrznych są stale nadzorowani przez wyznaczonych do tego pełnomocników, zobowiązani są do przestrzegania tajemnicy zawodowej oraz posiadają wszelkie niezbędne zaświadczenia, m.in. o niekaralności. Organizowane są dla nich również regularne szkolenia doszkalające. Tym samym nie znajdzie się lepszych fachowców z tej branży.

Archiwizacja dokumentów bez żadnych niespodzianek

Archiwizowanie dokumentów z zewnętrzną firmą obędzie się bez żadnych niespodzianek, a poza tym firmy nie zaniedbają dzięki temu innych obowiązków. Zarchiwizowane dokumenty zostaną przekazane zleceniodawcom w formie:

  • papierowej
  • elektronicznej

Dokumentacja firmowa będzie uporządkowana, wraz z pełną ewidencją. Nic dziwnego, że korzystanie z zewnętrznych firm jest tak bardzo popularnym procesem. Takim czynnościom należy poświęcić mnóstwo czasu, a firmy często nim nie dysponują. Zdecydowanie się na firmę zewnętrzną wiąże się również z optymalizacją kosztów na poziome 30 procent. Warto przemyśleć skorzystanie z takich rozwiązań, ponieważ wielu przedsiębiorstwom może wyjść to na dobre. Dokumenty będą idealnie zarchiwizowane, po drodze żaden z nich się nie zagubi, a dokumenty przedawnione zostaną profesjonalnie zniszczone, tak aby już nikt nie miał do nich wglądu.

(MATERIAŁ PARTNERA)
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
komentarzeKomentarze

komentarz (0)

Brak komentarza, Twój może być pierwszy.

Dodaj komentarz

REKLAMA
© iszczecinek.pl | Prawa zastrzeżone