Archiwizować dokumenty samemu, czy może zlecić to zadanie zewnętrznej firmie?

Nie dla wszystkich firm proces archiwizacji dokumentów jest łatwy do przeprowadzenia. W większości przypadków zajmuje to bardzo dużo czasu i firmy muszą zatrudniać w swoich szeregach dodatkowe osoby, które są za to odpowiedzialne, ponosząc wszelkie konsekwencje ewentualnych błędów. W ten sposób dokumenty są jednak odpowiednio posegregowane i uporządkowane, dzięki czemu nie ma problemów z tym, aby odnaleźć w ważnym momencie te, które przydają się szefostwu czy też poszczególnym pracownikom. Archiwizacja dokumentów może być jednak zlecona firmie zewnętrznej. Taka usługa wiążę się z wieloma zaletami, dlatego spora grupa przedsiębiorstw powinna wziąć to pod uwagę.

Zlecenie archiwizacji dokumentów zewnętrznej firmie - największe zalety

Zlecając archiwizację dokumentów zewnętrznej firmie odnotowuje się z tego tytułu bardzo wymierne korzyści. Przykładem takiego rozwiązania może być firma Ekoakta, która od dłuższego czasu zajmuje się profesjonalną archiwizacją dokumentów dla wielu firm. W ten sposób firmy odciążone są z ważnych obowiązków i mają więcej czasu na budowę swojej marki oraz stabilnej pozycji rynkowej.

Firmy zewnętrzne zajmujące się archiwizacją dokumentów odpowiadają za:

• porządkowanie dokumentacji firmowej na akta kategorii A oraz B
• porządkowanie dokumentacji technicznej
• porządkowanie dokumentacji kadrowej

Poszczególne etapy archiwizacji realizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tyczy się to także firmowych instrukcji kancelaryjnych. Pracownicy firm zewnętrznych doradzają zainteresowanym innowacyjne rozwiązania, dzięki którym archiwizowanie przebiega bez problemów i jest regularnie udoskonalane. Profesjonalna archiwizacja dokumentów przez firmę zewnętrzna wiąże się również z:

• przejrzystością dostępnych dokumentów
• łatwym wyszukaniem najważniejszych dokumentów
• oszczędnością czasu oraz kosztów
• najwyższym stopniem zabezpieczania poszczególnych dokumentów

Z takich rozwiązań korzysta coraz więcej firm, zarówno tych większych, jak i dużo mniejszych. Firmy otrzymują w ten sposób nowe możliwości, mogą skupić się na rozwoju własnej działalności, nie troszcząc się o to, czy z archiwizacją dokumentów wszystko jest w porządku. Przedsiębiorcy zyskują tym samym czas na spotykanie się z kontrahentami.

Archiwizowanie dokumentów przez zewnętrzną firmę - przebieg całego procesu

Zewnętrzne firmy, które odpowiadają za profesjonalną archiwizację dokumentów oznaczają uzyskane dokumenty i pakują je do specjalistycznych pudeł o charakterze archiwizacyjnym. Dzięki temu są one prawidłowo uporządkowane i łatwe do zidentyfikowania, gdy trzeba będzie je odszukać. W międzyczasie pracownicy takich firm wydzielą tzw. akta kategorii B, których okres archiwizacji minął. W ten sposób poszczególne firmy będą mogły zrobić stuprocentowy porządek w posiadanych papierach, tak aby nie zaniedbać żadnego ze swoich kontrahentów lub klientów.

Zewnętrzne firmy zajmą się także niszczeniem przedawnionych dokumentów. Zrobią to w sposób całkowicie bezpieczny, tak aby dane z takich dokumentów nigdy nie przedostały się do osób niepowołanych. Jak widać takie usługi związane są z tym, iż trzeba na nie poświęcić bardzo dużo czasu, a firmy nie mają na to czasu. Lepiej nie robić tego samemu, ponieważ można o czymś istotnym zapomnieć, a firma zewnętrzna skupi się jedynie na tym zadaniu i na pewno wykona je bezbłędnie.

Dokumenty dostarczane firmom zewnętrznym są archiwizowane zgodnie z rozporządzeniem RODO. Zainteresowani mają więc pewność ochrony danych osobowych. Zajmują się tym doświadczeni i wykwalifikowani archiwiści, którzy legitymują się ukończeniem specjalistycznych kursów w zakresie kancelaryjno-archiwalnym. Dzięki temu są idealnie przygotowani do powierzonej im pracy i wykonają swoje obowiązki na najwyższym z możliwych poziomów. Ponadto pracownicy firm zewnętrznych są stale nadzorowani przez wyznaczonych do tego pełnomocników, zobowiązani są do przestrzegania tajemnicy zawodowej oraz posiadają wszelkie niezbędne zaświadczenia, m.in. o niekaralności. Organizowane są dla nich również regularne szkolenia doszkalające. Tym samym nie znajdzie się lepszych fachowców z tej branży.

Archiwizacja dokumentów bez żadnych niespodzianek

Archiwizowanie dokumentów z zewnętrzną firmą obędzie się bez żadnych niespodzianek, a poza tym firmy nie zaniedbają dzięki temu innych obowiązków. Zarchiwizowane dokumenty zostaną przekazane zleceniodawcom w formie:

• papierowej
• elektronicznej

Dokumentacja firmowa będzie uporządkowana, wraz z pełną ewidencją. Nic dziwnego, że korzystanie z zewnętrznych firm jest tak bardzo popularnym procesem. Takim czynnościom należy poświęcić mnóstwo czasu, a firmy często nim nie dysponują. Zdecydowanie się na firmę zewnętrzną wiąże się również z optymalizacją kosztów na poziome 30 procent. Warto przemyśleć skorzystanie z takich rozwiązań, ponieważ wielu przedsiębiorstwom może wyjść to na dobre. Dokumenty będą idealnie zarchiwizowane, po drodze żaden z nich się nie zagubi, a dokumenty przedawnione zostaną profesjonalnie zniszczone, tak aby już nikt nie miał do nich wglądu.