Jako manager lub właściciel firmy na pewno znasz to uczucie, gdy doba wydaje się zdecydowanie za krótka. Pomiędzy spotkaniami z zespołem, planowaniem strategii i gaszeniem codziennych pożarów łatwo zgubić z oczu najważniejsze cele biznesowe. Twoja własna organizacja pracy rzutuje bezpośrednio na efektywność całego działu. Wprowadzenie odpowiednich technik pozwala odzyskać kontrolę nad harmonogramem, zredukować stres i dać podwładnym świetny przykład do naśladowania.

Technika Pomodoro i pełne skupienie na pracy

Technika Pomodoro idealnie sprawdza się podczas zadań wymagających najwyższego skupienia, takich jak analiza budżetu czy tworzenie raportu dla zarządu. Dzielisz swój czas na 25-minutowe bloki intensywnego działania, po których następuje 5 minut oddechu. Po czterech takich cyklach robisz dłuższą, dwudziestominutową przerwę, podczas której możesz zająć się mniej wymagającymi obowiązkami. 

Perspektywa wielogodzinnego ślęczenia nad arkuszami kalkulacyjnymi często paraliżuje i zachęca do prokrastynacji. Gdy założysz sobie, że poświęcisz na to dokładnie jedno pomodoro, znacznie łatwiej ruszysz z miejsca. W monitorowaniu tych interwałów u Ciebie i Twoich pracowników pomoże zwykły minutnik albo nowoczesny system rejestracji czasu pracy z funkcją mierzenia czasu poświęcanego na konkretne zadania. Zamykasz drzwi gabinetu, ignorujesz powiadomienia i przez 25 minut robisz wyłącznie to, co zaplanowałeś.

Matryca Eisenhowera, czyli sztuka mądrego delegowania

Liderzy nagminnie wpadają w pułapkę zajmowania się wszystkim osobiście. Matryca Eisenhowera skutecznie wspiera proces podejmowania decyzji o tym, co musisz zrobić sam, a co powinieneś przekazać zespołowi. Dzieli ona wszystkie sprawy na cztery przejrzyste ćwiartki:

1. Zadania pilne i ważne, takie jak nagła kontrola z urzędu czy poważna awaria głównej linii produkcyjnej. Reagujesz natychmiast i bezwzględnie przejmujesz stery. 

2. Sprawy ważne, lecz niepilne. Tutaj ląduje długoterminowa strategia rozwoju firmy, rekrutacja talentów czy planowanie ścieżek kariery. Te działania wpisujesz w kalendarz i systematycznie realizujesz, ponieważ to one realnie pchają biznes do przodu.

3. Rzeczy pilne, jednak z perspektywy stanowiska managerskiego całkowicie nieważne. Są to idealne zadania do oddelegowania. Jeśli trzeba przygotować standardowe zestawienie urlopów lub odpisać na rutynowe pytania dostawców, przekaż to swoim asystentom. 

4. Niepotrzebne pożeracze czasu, czyli na przykład nadmierne mikrozarządzanie, z którego natychmiast rezygnujesz.

Szybkie i wygodne układanie grafików oraz kontrola obecności

Tworzenie harmonogramów pracy to jeden z największych pożeraczy czasu kierownika. Zamiast marnować energię na żmudne dopasowywanie dyspozycyjności podwładnych, zacznij korzystać z nowoczesnego programu do zarządzania personelem, na przykład inEwi. Wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby optymalnie ułożyć cały miesiąc i jednym przyciskiem udostępnić grafik zatrudnionym wprost na ich smartfony.

Przygotowywanie, drukowanie i kontrolowanie papierowych list obecności to kolejne obowiązki, które da się całkowicie wyeliminować. Możesz ustawić w zakładzie mobilny rejestrator czasu pracy – telefon lub tablet, w którym pracownicy będą mogli w kilka sekund oznaczać początek lub koniec pracy, a także przerwy. To wygodna alternatywa dla tradycyjnego czytnika kart zbliżeniowych, który niekoniecznie byłby opłacalną inwestycją w każdej firmie.

System GTD dla wolnego umysłu

Metoda Getting Things Done pozwala skutecznie oczyścić głowę z setek drobnych spraw, o których musisz pamiętać każdego dnia. Ludzki mózg służy do tworzenia wizji rozwoju i innowacji, a zupełnie nie sprawdza się jako dysk twardy na codzienne przypomnienia. 

System GTD zakłada wyrzucenie absolutnie wszystkich informacji na zewnętrzny nośnik. Zapisujesz każdy pomysł, od konieczności przeprowadzenia rozmowy dyscyplinującej, po zatwierdzenie zaliczki dla handlowca. Następnie regularnie analizujesz zgromadzoną listę. Jeśli napisanie maila z pochwałą do pracownika zajmie Ci mniej niż dwie minuty, robisz to natychmiast. 

Większe inicjatywy zamieniasz w projekty rozbite na bardzo konkretne akcje. Hasło „zorganizować wyjazd integracyjny” brzmi przytłaczająco. Kiedy rozbijesz je na „wyznaczyć maksymalny budżet”, „poprosić dział HR o zebranie ofert” oraz „zaakceptować ostateczny termin”, zadanie staje się banalne. W każdym momencie widzisz, jaki jest Twój następny krok do wykonania, co likwiduje paraliż decyzyjny.

Time Blocking i świadome zarządzanie dniem

Praca lidera to często niekończące się pasmo przerywników, pilnych pytań i szybkich konsultacji na korytarzu. Blokowanie czasu polega na sztywnym rezerwowaniu godzin w kalendarzu na określone typy aktywności. Zamiast chaotycznie reagować na to, co przyniesie dzień, z góry ustalasz zasady gry. 

Przykładowo od 8:00 do 9:00 rano robisz szybkie statusy z kierownikami zmian i odpisujesz na najważniejsze wiadomości. Między 9:00 a 11:30 wyznaczasz długi blok na pracę głęboką nad nową ofertą dla inwestorów. Wtedy absolutnie nie przyjmujesz żadnych niezapowiedzianych gości. Popołudnie od 13:00 do 15:00 z powodzeniem przeznaczasz na „politykę otwartych drzwi”, kiedy każdy członek zespołu ma prawo wejść i omówić bieżące wyzwania. 

Grupowanie podobnych zadań w bloki skutecznie zapobiega ciągłemu przełączaniu uwagi. Jako przełożony dajesz w ten sposób jasny sygnał otoczeniu, kiedy jesteś do dyspozycji, a kiedy wymagasz bezwzględnego spokoju.