Nie każda impreza firmowa wymaga wsparcia agencji. Są wydarzenia, które da się zorganizować własnymi siłami, bez dużego ryzyka i bez angażowania zewnętrznego partnera. Są jednak też takie sytuacje, w których firma eventowa nie jest kosztem „na pokaz”, ale realnym wsparciem. Pomaga oszczędzić czas, ograniczyć chaos i doprowadzić wydarzenie do końca bez organizacyjnych niespodzianek.
Spis treści:
- Kiedy firma eventowa naprawdę się przydaje?
- Kiedy organizacja wewnętrzna zaczyna kosztować za dużo?
- Przy większych wydarzeniach liczy się koordynacja
- Kiedy szczególnie warto postawić na zewnętrzne wsparcie?
- Podsumowanie
Kiedy firma eventowa naprawdę się przydaje?
Najczęściej wtedy, gdy wydarzenie ma więcej niż jeden element do skoordynowania. Jeśli w grę wchodzi scenariusz, atrakcje, prowadzenie, logistyka, transport, noclegi, technika, harmonogram i kilka grup uczestników, organizacja szybko przestaje być prostym zadaniem administracyjnym.
Firma eventowa przydaje się szczególnie wtedy, gdy:
- wydarzenie ma większą skalę,
- bierze w nim udział kilkadziesiąt lub kilkaset osób,
- zależy Ci na konkretnym efekcie integracyjnym,
- chcesz stworzyć coś bardziej angażującego niż standardowe spotkanie,
- zespół w firmie nie ma czasu, żeby wszystkiego dopilnować,
- event ma znaczenie wizerunkowe.
W praktyce chodzi o sytuacje, w których nie wystarczy zarezerwować miejsca i zamówić cateringu. Trzeba jeszcze zadbać o to, żeby całość miała sens, rytm i była dobrze dopasowana do uczestników.
Kiedy organizacja wewnętrzna zaczyna kosztować za dużo
Wiele firm zakłada, że lepiej zrobić event samodzielnie, bo to tańsze rozwiązanie. Czasem rzeczywiście tak jest. Problem pojawia się wtedy, gdy koszt nie jest liczony tylko w fakturach, ale też w czasie pracowników, stresie organizacyjnym i liczbie rzeczy, które trzeba pilnować równolegle.
Jeśli ktoś z HR, marketingu albo administracji ma zająć się wydarzeniem „przy okazji”, bardzo często kończy się to przeciążeniem. Taka osoba nadal ma swoje codzienne obowiązki, a event staje się dodatkowym projektem, który trzeba dopinać po godzinach albo między innymi zadaniami.
W teorii to oszczędność. W praktyce często oznacza zmęczenie, chaos, improwizację i większe ryzyko błędów.
Przy większych wydarzeniach liczy się koordynacja
Im więcej elementów ma event, tym większe znaczenie ma koordynacja. Trzeba połączyć miejsce, scenariusz, technikę, dostawców, obsługę, uczestników i harmonogram w jeden działający system. Sam pomysł nie wystarczy.
Jeśli organizujesz:
- wyjazd integracyjny,
- event tematyczny,
- duży piknik firmowy,
- imprezę z atrakcjami w kilku strefach,
- wydarzenie dla różnych działów lub oddziałów firmy,
to firma eventowa bardzo często okazuje się najbezpieczniejszym rozwiązaniem. Nie dlatego, że „sama firma sobie nie poradzi”, ale dlatego, że ktoś musi nad tym wszystkim panować od początku do końca.
Kiedy szczególnie warto postawić na zewnętrzne wsparcie?
Są sytuacje, w których zatrudnienie firmy eventowej ma szczególny sens.
Pierwsza to moment, gdy chcesz osiągnąć konkretny cel. Na przykład lepiej zintegrować nowy zespół, połączyć ludzi po zmianach organizacyjnych albo stworzyć wydarzenie, które poprawi relacje między działami.
Druga to sytuacja, gdy wydarzenie ma być niestandardowe. Jeśli zależy Ci na scenariuszu, motywie przewodnim, angażujących atrakcjach albo wydarzeniu „z efektem wow”, doświadczenie agencji robi dużą różnicę.
Trzecia to moment, gdy nie masz przestrzeni, żeby zajmować się organizacją samodzielnie. Nawet najlepszy pomysł nie zadziała, jeśli nikt nie ma czasu, żeby dopilnować szczegółów.
Podsumowanie
Firmę eventową warto zatrudnić wtedy, gdy wydarzenie ma być czymś więcej niż prostym spotkaniem organizacyjnym. Jeśli zależy Ci na dobrym doświadczeniu uczestników, sprawnej realizacji i wydarzeniu, które naprawdę spełni swój cel, wsparcie agencji może okazać się bardzo rozsądną decyzją. W Fabryka Atrakcji pomagamy zorganizować wydarzenie, które zintegruje Twoich pracowników, a Tobie oddamy przestrzeń.