Wdrożenie EDI – zalety rozwiązania

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, funkcjonuje już od ponad 40 lat. Przez ten czas podlegała ciągłym modyfikacjom i ulepszeniom, aby odpowiadać na zmieniające się potrzeby biznesu. Czym jest EDI i dlaczego warto wdrożyć takie rozwiązanie? Wyjaśniamy!

Czym jest EDI?

Skrót EDI oznacza elektroniczną wymianę danych (z ang. electronic data interchange). Polega ona na wymianie dokumentacji pomiędzy partnerami biznesowymi, która odbywa się w formie cyfrowej. Wdrożenie EDI przede wszystkim pozwala na maksymalną automatyzację procesów, bez konieczności ich ręcznej obsługi.

Gdzie można stosować EDI? Jest ono wykorzystywane w bardzo wielu obszarach. To m.in.:

• procesy fakturowania (generowanie dokumentów, wysyłka, przetwarzanie),
• wymiana informacji o zamówieniach pomiędzy sprzedawcami i dostawcami,
• zarządzanie danymi podstawowymi (Master Data Management),
• dostarczanie elektronicznych powiadomień o dostawach itp.

EDI daje wiele korzyści – przede wszystkim pozwala usprawnić obieg dokumentacji i ograniczyć konieczność wykonywania pracy manualnej. Jakie jeszcze zalety ma to rozwiązanie? Sprawdź.

Korzyści z EDI – co można zyskać?

Korzyści z elektronicznej wymiany danych są naprawdę spore. Warto wspomnieć przede wszystkim o poniższych zaletach tego systemu.

• Wyeliminowanie konieczności drukowania i wysyłania papierowych dokumentów.
• Automatyczne procesy mogą zastąpić ręczne wprowadzanie danych.
• Zastosowanie ustandaryzowanej technologii – procentuje w przyszłości.
• Przekazywanie informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu ich przetwarzanie jest szybsze.
• Poprawa dokładności w dokumentacji i wyeliminowanie błędów, które mogą mieć miejsce podczas ręcznego wprowadzania i przetwarzania danych.
• Możliwość bieżącego monitorowania transakcji.
• Polepszenie współpracy pomiędzy partnerami biznesowymi.
• Poprawa jakości przepływu informacji, która przekłada się na wiele obszarów, w tym lepsze planowanie produkcji, zarządzanie zapasami, sprawniejsze reagowanie na zmiany.
• Zwiększenie transparentności procesów dzięki stałemu przepływowi informacji.

Warto również sprawdzić, jakie korzyści z wdrożenia EDI mogą uzyskać poszczególne branże.

Korzyści z EDI dla różnych branż

Przekonaj się, jak wdrożenie EDI może pozytywnie wpłynąć na działania w poszczególnych sektorach.

FMCG (handel detaliczny)

EDI umożliwia automatyzację procesów zamawiania towarów. Pozwala oszczędzić nawet do 51 EUR na każdym cyklu zamówień – potwierdzają to międzynarodowe badania.

Logistyka

EDI umożliwia przede wszystkim zautomatyzowanie procesów na wysokim poziomie, co z kolei pozwala na:

• wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych i wynikających z tego błędów,
• skrócenie czasu reakcji na napływające zamówienia,
• podniesienie poziomu bezpieczeństwa procesu planowania.

Automotive

EDI daje możliwość znacznie szybszej wymiany dokumentów między partnerami biznesowymi, niezależnie od miejsca w którym działają. Integracja EDI pozwala na wysyłanie i odbieranie dokumentów bezpośrednio przez system ERP.

HORECA

EDI dla hotelarstwa, restauracji i cateringu umożliwia tworzenie dokładnego asortymentu towarów, automatyzuje procesy składania zamówień i poprawia kontrolę nad fakturami.

Administracja publiczna

EDI dla administracji to przede wszystkim:

• pełna zgodność z wymogami prawnymi,
• przyspieszenie procesów płatności dzięki ustrukturyzowanym danym cyfrowym,
• zautomatyzowanie wielu procesów, co pozwala wygenerować oszczędności.

Standardy technologiczne w EDI

Trzeba mieć na uwadze, że technologia EDI przyniesie omawiane wyżej korzyści pod warunkiem zastosowania odpowiednich standardów technologicznych. Jest to niezbędne dla zapewnienia skutecznego obiegu danych pomiędzy podmiotami działającymi w różnych sektorach i lokalizacjach. Standardy obejmują formaty danych (np.  GS1 EANCOM® i/lub UN/ EDIFACT) oraz formaty identyfikacyjne (w tym GLN, GTIN czy SSCC).