Udostępnianie firmowych plików w internecie – czy to bezpieczne?

Transakcje, audyty, badania due diligence, pozyskiwanie funduszy, sprzedaż komercyjnych nieruchomości, fuzje i przejęcia – to tylko kilka z najważniejszych procesów, które wymagają udostępniania poufnych firmowych plików i dokumentów zainteresowanym stronom. Wyjaśniamy, czy takie działania są bezpieczne i jak uchronić się przed kradzieżą danych.

Czym jest Virtual Data Room?

Jeszcze kilkanaście lat temu ważne dokumenty dołączało się po prostu do e-maila. Jednak wzrost zagrożeń związanych z tą metodą szybko wymusił opracowanie innych sposobów komunikacji między zainteresowanymi stronami. Tak powstały różnego typu rozwiązania chmurowe, które niestety nie są wolne od zagrożeń. Ich twórcy starają się zabezpieczyć przesyłane dane na różne sposoby, takie jak:

• Dostępy chronione silnym hasłem;
• Ograniczony dostęp dla uprawnionych użytkowników;
• Szyfrowanie plików;
• Monitorowanie logowania;
• Skanowanie pod kątem wirusów;
• Wykrywanie podejrzanego oprogramowania;
• Dwuskładnikowe uwierzytelnianie;
• Wygasające linki.

Niektóre procesy konieczne do funkcjonowania firmy i prowadzenia biznesu wymagają jednak ponadprzeciętnego bezpieczeństwa. To właśnie z myślą o nich, jeszcze zanim pojawiły się popularne narzędzia chmurowe, powstały takie rozwiązania, jak Virtual Data Room, w skrócie VDR, po polsku zwany Wirtualnym Pokojem Danych. Jest to najbezpieczniejsza wirtualna przestrzeń, w której mogą spotkać się wszystkie zainteresowane strony. Virtual Data Room jest repozytorium danych, które stosuje się najczęściej podczas takich działań, jak:

• Due diligence;
• Syndykacja kredytów;
• Pozyskiwanie funduszy;
• Sprzedaż nieruchomości komercyjnych;
• Działania inwestycyjne oraz wiele innych;

Z rozwiązań oferowanych przez Virtual Data Room (https://fordata.pl/) korzystają banki, brokerzy finansowi, branża biotechnologiczna, inwestycyjna, medyczna, farmaceutyczna, media, IT, Venture Capital i inne.

Na czym polega bezpieczeństwo Virtual Data Room?

Wirtualne pokoje są najbezpieczniejszymi systemami do udostępniania plików na rynku. Wszystko dzięki temu, że Virtual Data Room posiada takie same zabezpieczenia, jakie np. stosują serwisy bankowe. Są to m.in.:

• Szyfrowanie komunikacji bezpiecznym protokołem;
• Logowanie przy użyciu bezpiecznych haseł oraz kodów SMS;
• Wymuszanie okresowej zmiany hasła;
• Autowylogowanie po określonym czasie nieaktywności użytkownika;
• Szczegółowy nadzór administratora

Dostawca Virtual Data Room może dodatkowo zaoferować takie mechanizmy, jak ograniczenie puli adresów IP, z których można logować się do VDR, a także brak możliwości równoczesnego zalogowania się przy użyciu tego samego loginu.

Wirtualny Pokój Danych – jakie dokumenty można w nim umieszczać?

Jak wspomnieliśmy powyżej, Virtual Data Room jest swoistym repozytorium danych, można więc w nim umieścić wszelkie, ważne dla firmy, a zwłaszcza poufne dokumenty. Najczęściej przechowujemy w tej przestrzeni akty prawne, umowy, dokumenty kadrowe, informacje związane z planami inwestycyjnymi, pliki zawierające własność intelektualną, projekty budowalne itd. Virtual Data Room jest wygodnym narzędziem zastępującym grube teczki, ułatwiającym i przyspieszającym komunikację między stronami.