Faktury elektroniczne w polskim porządku prawnym znane są już od wielu lat. Coraz więcej firm decyduje się obecnie na wdrożenie systemu ułatwiającego ich wysyłanie i odbiór.
Faktury elektroniczne to faktury w formie elektronicznej wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przez pojęcie faktury rozumie się zarówno dokument w wersji papierowej, jak i w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i innymi przepisami. Tym samym ustawodawca zrównał tradycyjną fakturę papierową z efakturą.
Co to oznacza w praktyce? Faktury online wystawiane, przesyłane i archiwizowane są według takich zasad, jak faktury tradycyjne, chyba że przepisy wyraźnie stanowią inaczej. Jednym z takich wyjątków jest sposób zapewnienia fakturze elektronicznej autentyczności pochodzenia i integralności treści. W stosunku do efaktur możliwe jest to w szczególności w przypadku wykorzystania:
EDI, czyli elektroniczna wymiana danych (z ang. Electronic Data Interchange) to system umożliwiający wymianę informacji między systemami komputerowymi dwóch organizacji. Za pośrednictwem EDI można wysyłać zarówno faktury elektroniczne, ale też inne dokumenty w firmie. Jego istotą jest wyeliminowanie czynnika ludzkiego w procesie i całkowite jego zautomatyzowanie.
Dlaczego wykorzystanie systemu EDI zapewnia autentyczność i integralność efaktury? Wymiana danych w ramach EDI to przekaz ustrukturyzowanych komunikatów drogą elektroniczną. Ujednolicenie i usystematyzowanie przesyłanych informacji możliwe jest zaś dzięki tzw. standardom, które jednocześnie pozwalają przetłumaczyć dokumenty na język zrozumiały dla człowieka. W praktyce daje to szansę na pobieranie danych i ewentualne uzupełnianie faktury elektronicznej.
Wdrożenie systemu EDI, czy to dla łatwiejszego zapewnienia autentyczności i integralności fakturze online, czy też z innych powodów możliwe jest na własną rękę lub przy wykorzystaniu doświadczenia operatorów tych usług. Jedną z takich firm jest EDISON S.A. Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu elektronicznej wymiany danych? Szereg z nich szczegółowo opisanych jest na stronie operatora https://www.edison.pl/e-faktura. Wśród nich wskazać należy:
Warto dodać, że korzystając z dostępnych na stronie https://www.edison.pl/ narzędzi można samodzielnie określić jakie oszczędności przyniesie wprowadzenie systemu w firmie.
Odpowiednio wdrożony system EDI umożliwia także bardziej bezpieczną i łatwiejszą archiwizacją faktur online. Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. podatnicy zobowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku i wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, w tym faktur elektronicznych, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi zaś pięć lat.
Jak przechowywać faktury, a jak faktury elektroniczne? Ustawodawca nie określił szczególnych zasad archiwizacji efaktur, stąd uznaje się, że należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jest to zatem tożsame z regułami, które odnoszą się do faktur w wersji papierowej.
Warto jednak zaznaczyć, że archiwizacja faktur elektronicznych może w praktyce być dużo bardziej nowoczesna. Wykorzystując EDI i system SAFE, czyli System Archiwizacji Faktur Elektronicznych, można bowiem dużo sprawniej odszukać niezbędne dokumenty i gromadzone dane z poziomu własnego komputera, przy wykorzystaniu zwykłej przeglądarki internetowej.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz