Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy?

Nawiązanie współpracy z nowym kontrahentem jest z reguły bardzo korzystne dla przedsiębiorstwa, choć zawsze wiąże się z pewnego rodzaju ryzykiem. Wiadome jest, że zaufanie to istotna kwestia przy zawieraniu umowy, jednak nie zawsze to wystarcza, ponieważ nie można mieć pewności, iż druga strona umowy dotrzyma swoich zobowiązań. Niewypłacalny kontrahent może mieć zgubny wpływ na płynność finansową firmy. Zatory płatnicze spowodowane faktem, że kontrahent nie płaci faktur w terminie, mogą przełożyć się na problemy finansowe również samego przedsiębiorcy, wpłynąć niekorzystnie na jego interesy i nawet zagrozić jego firmie upadkiem. Ryzyko jest szczególnie znaczące w przypadku mniejszych działalności gospodarczych. Aby uchronić się przed tym ryzykiem, warto upewnić się, że osoba, z którą planujemy nawiązać współpracę, jest wiarygodna. Jak dokonać weryfikacji kontrahenta przed podpisaniem umowy? Sprawdź już teraz!

Weryfikacja kontrahenta – dlaczego warto?

Wybór odpowiednich kontrahentów do współpracy jest istotnym czynnikiem, który ma wpływ na rozwój i sukcesy firmy, dlatego tak ważne jest przeprowadzenie weryfikacji należytej staranności. Warto sprawdzić, czy dana firma jest wiarygodna jeszcze przed zawarciem umowy, ponieważ w ten sposób można uniknąć problemów z niewypłacalnością i zmniejszyć ryzyko problemów finansowych.

Problem nierzetelności kontrahenta może przenieść się na utratę płynności finansowej przedsiębiorstwa, co może skutkować, szczególnie w przypadku mniejszych firm, poważnymi kłopotami finansowymi, a nawet bankructwem. Weryfikacja kontrahenta jest zatem kluczową kwestią przed zawarciem umowy. Może być to długi i mozolny proces, jednak po jego zakończeniu i znalezieniu grupy wiarygodnych kontrahentów, możliwe i korzystne jest nawiązanie z nimi stałej współpracy.

Jak sprawdzić swojego kontrahenta?

Przed nawiązaniem nowej współpracy nie warto opierać się jedynie na zaufaniu. Aby uchronić się przed późniejszymi kłopotami i stresem, lepiej sprawdzić, czy nowy kontrahent jest rzetelny i wiarygodny jeszcze przed podpisaniem umowy. Dzięki temu zapobiegniemy potencjalnym zatorom finansowym oraz zawarciu współpracy z dłużnikiem.

Weryfikacja kontrahenta może odbyć się przez instytucje utworzone w tym właśnie celu. Dobrze jest jednak początkowo dokonać samodzielnej oceny – sprawdzić, czy druga strona umowy istnieje w rejestrze przedsiębiorców pod wskazaną nazwą i adresem oraz wyszukać informacje i opinie na temat jej działalności w Internecie.

Na co zwrócić uwagę?

Pierwszą sprawdzaną przez nas kwestią powinno być to, czy nasz kontrahent jest przedsiębiorcą, czy osobą fizyczną, a następnie należy skupić się na porównaniu podanych przez niego danych, takich jak adres, numer NIP, KRS czy REGON, z tymi znajdującymi się w rejestrach. Tego typu dane przedsiębiorców są powszechnie dostępne w bazach danych (np. CEIDG czy KRS).

Gdy mamy do czynienia ze spółką handlową, warto sprawdzić również reprezentację podmiotu. W rejestrze KRS można znaleźć informacje dotyczące składu zarządu i prokurentów przedsiębiorstwa. Osoby, z którymi rozmawiamy na temat współpracy, powinny posiadać pełnomocnictwo do działania w imieniu spółki, a więc powinna również znajdować się w rejestrze. Dobrze jest poprosić drugą stronę o ukazanie takiego upoważnienia do analizy.

Gdzie sprawdzać?

Istnieje wiele sposobów na weryfikację potencjalnych kontrahentów. Na pewno warto skorzystać z rejestrów gospodarczych i sprawdzić, czy osoba, z którą zamierzamy zawrzeć umowę, rzeczywiście funkcjonuje na rynku pod wskazanymi przez niego danymi. Wśród źródeł informacji można wyróżnić cztery rejestry:

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – posiada ona dane wszystkich prowadzących działalność gospodarczą osób fizycznych, takie jak: nazwa firmy, dane osobowe właścicieli i pełnomocników, dane kontaktowe przedsiębiorcy, jego aktualny status, adres prowadzenia działalności, okres działalności firmy na rynku, informacje o zawieszeniu i upadłości firmy oraz dotyczące postępowania restrukturyzacyjnego i naprawczego;
• Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – jest to zbiór osób prawnych, czyli spółek kodeksu handlowego, zawierający podstawowe dane, takie jak: forma działalności, adres, data wpisu i wykreślenia, a także dane właścicieli, reprezentantów, którzy uprawnieni są do zawierania umów, informacje o likwidacji podmiotu, wysokość kapitału akcyzowego oraz dane dotyczące sprawozdań sprzedażowych, do których przygotowania przynajmniej raz w roku zobowiązana jest każda spółka;
• Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN) – z rejestru tego można uzyskać informacje na temat przedsiębiorstw wpisanych na listę dłużników. Jeżeli kontrahent jest wpisany do tego rejestru, może świadczyć to o jego problemach z wypłacalnością i być sygnałem ostrzegawczym dla przedsiębiorcy;
• Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON) – jest to baza statystyczna prowadzona przez Główny Urząd Statystyczny (GUS), która gromadzi dane o wszystkich przedsiębiorcach – jednoosobowych działalnościach i spółkach, w tym także cywilnych – oraz innych podmiotach, np. stowarzyszeniach i fundacjach.

Biała lista podatników VAT

Prowadzona od września 2019 roku przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej biała lista podatników VAT również jest doskonałym źródłem informacji przy weryfikacji kontrahenta. Na podstawie aktualnych przepisów obecnie każdy przedsiębiorca ma obowiązek sprawdzenia, czy osoba wystawiająca fakturę widnieje na białej liście. Przed zapłatą jest zobowiązany, aby sprawdzić zleceniobiorcę w rządowej bazie danych. Na stronie Ministerstwa Finansów można łatwo sprawdzić status kontrahenta.

Używając białej listy mamy szybki dostęp do informacji o tym, czy potencjalny kontrahent jest obecnie czynnym podatnikiem VAT, czy w ogóle został zarejestrowany jako płatnik VAT oraz o dacie jego wpisania lub wykreślenie z rejestru VAT. Można również sprawdzić przypisane do potencjalnego partnera biznesowego i potwierdzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej rachunki bankowe, na które można wykonać przelew w bezpieczny sposób.

Zaświadczenia ZUS i US

Liczne instytucje, takie jak banki, wymagają od przedsiębiorców przedstawienia zaświadczeń o terminowym opłacaniu zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych, dlatego można poprosić kontrahenta, z którym rozważamy współpracę, aby dostarczył takie właśnie aktualne zaświadczenie o braku długów z Urzędu Skarbowego i ZUS-u. Jako że tego typu instytucje mają pierwszeństwo w zaspokajaniu w wyniku egzekucji, nie warto zawierać umowy z osobą, która ma tam zaległe płatności.

Gdy kontrahent z jakiegoś powodu nie chce okazać zaświadczenia o braku zaległości w rozliczeniach z US czy w składkach ubezpieczenia społecznego w ZUS, już to może stanowić sygnał ostrzegawczy, że ma problem z płatnościami. Możemy sprawdzić to również samodzielnie poprzez złożenie wniosku do Urzędu Skarbowego, jednak tylko w przypadku, gdy już doszło do zawarcia umowy. O przyszłych kontrahentach możemy otrzymać jedynie informację, czy dana firma jest czynnym płatnikiem VAT. Podobna sytuacja ma miejsce w kwestii zaświadczeń z ZUS.

BIG Info Monitor

Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor) to kolejne miejsce posiadające dane o przedsiębiorcach zalegających z płatnościami. Aby uzyskać informację o danym dłużniku, wystarczy wygenerować Raport BIG na jego temat. Dzięki temu można dowiedzieć się, czy dana firma ma problemy z terminowymi płatnościami, co pozwoli na rezygnację ze współpracy w przypadku odkrycia długów u kontrahenta lub zadbać o ochronę swoich interesów, dodając do umowy odpowiednie warunki.

Możliwe jest również uzyskanie dostępu do danych z Biura Informacji Kredytowej i Związku Banków Polskich. Dla przedsiębiorców istnieje także możliwość monitorowania firm, uzyskania pomocy w odzyskiwaniu należności czy wpisywania, edycji i usuwania wpisów do rejestru dotyczących danych dłużników. Należy pamiętać jednak, że wygenerowanie raportu należy do usług płatnych.

Internet

W obecnych czasach nie można zapomnieć o podstawowym źródle informacji, jakim jest Internet. Sprawdzenie stron internetowych, social mediów i opinii może stanowić kluczowy krok do ustalenia, czy dana firma jest godna zaufania. Jednak na negatywne opinie trzeba patrzeć z pewnym dystansem, gdyż mogą być tworzone przez konkurencję. Jeśli jednak firma całkowicie blokuje możliwość wystawiania opinii, może to być sygnałem ostrzegawczym.

Podsumowanie

Dobierając partnera biznesowego, nie należy bazować wyłącznie na zaufaniu, gdyż w przypadku jego niewypłacalności możemy spotkać się z poważnymi problemami finansowymi. Aby dokonać weryfikacji kontrahenta, należy pozyskać informacje o jego działalności gospodarczej oraz czy nie ma on problemów z zaległymi płatnościami. W tym celu warto jeszcze przed zawarciem umowy skorzystać z takich źródeł informacji, jak m.in. biała lista podatników VAT, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej czy Krajowy Rejestr Sądowy. Dzięki wcześniejszej weryfikacji potencjalnego kontrahenta możemy uchronić się przed zatorami płatniczymi i stresem związanym z kłopotami finansowymi firmy.