Firma windykacyjna Solventoir od lat spotyka się z przedsiębiorcami, którzy borykają się z opóźnionymi płatnościami. Realizowana przez nich usługa zostaje wykonana bądź towar dostarczony, termin płatności mija, a klient nadal nie płaci. Najczęściej zaczyna się od kilku dni opóźnienia. Później pojawia się telefon, obietnica przelewu i kolejny termin, który również nie zostaje dotrzymany. Dla firmy, która sama musi opłacić pracowników, podatki, materiały czy swoich dostawców, takie czekanie może szybko stać się problemem.

Przedsiębiorcy ze Szczecina i województwa zachodniopomorskiego mają do czynienia z takimi sytuacjami dosyć często. Według danych BIG InfoMonitor i BIK na koniec 2025 roku zaległe zobowiązania firm w całej Polsce przekroczyły 45 mld zł¹. Jednak największy wzrost zaległości odnotowano właśnie w zachodniopomorskiem, bo w ciągu roku odsetek niezapłaconych faktur zwiększył się 13,3%², co stanowi najwyższy wynik spośród wszystkich województw.

Przy tym Szczecin należy do największych centrów biznesowych w regionie. Według danych Urzędu Statystycznego w Szczecinie na koniec 2025 roku w województwie działało ponad 259 tys. podmiotów gospodarczych, a niemal co trzeci z nich miał siedzibę właśnie w Szczecinie³.

Jeśli klient nie zapłacił faktury, to czy od razu zaczynać windykację?

Lepiej zacząć działać wcześniej niż później. Na przykład od razu po przekroczeniu terminu płatności. Nie oznacza to jednak, że zewnętrzna windykacja należności powinna zostać rozpoczęta już pierwszego dnia. Na początku z pewnością wystarczy skontaktować się z klientem, ustalić przyczynę opóźnienia i możliwy konkretny termin zapłaty.

Najważniejsze jest właśnie słowo „konkretny”. Informacja, że przelew zostanie zrobiony „w przyszłym tygodniu” albo „jak tylko klient nam zapłaci”, niewiele daje. Jeżeli dłużnik deklaruje zapłatę, dobrze ustalić dokładną datę i później sprawdzić, czy jej dotrzymał.

Z badania przeprowadzonego przez IMAS International na grupie 509 przedsiębiorców wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności wynika, że 40% firm zaczyna upominać się o pieniądze już po przekroczeniu terminu wskazanego na fakturze. Dla 32% przedsiębiorców sygnałem do działania jest wysoka wartość transakcji, a 28% reaguje szybciej, jeżeli wcześniej miało już problemy z płatnościami danego kontrahenta⁴.

– Kilka dni opóźnienia może się zdarzyć nawet dobremu kontrahentowi – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, Prezes Zarządu firmy windykacyjnej Solventoir. – Problem zaczyna się wtedy, kiedy kolejne deklarowane terminy mijają, a przedsiębiorca nadal nie wie, kiedy otrzyma swoje pieniądze. Wtedy dalsze czekanie niewiele zmienia – dodaje przedstawiciel Solventoir.

Kiedy opóźnienie w płatności powinno zacząć niepokoić?

Obawy przedsiębiorcy powinno wzbudzić:

• niedotrzymanie obietnic zapłaty w ustalonym terminie,

• unikanie kontaktu,

• brak konkretnej informacji, kiedy należność zostanie uregulowana.

Im więcej takich sygnałów pojawia się jednocześnie, tym ostrożniej warto podchodzić do zapewnień kontrahenta.

Szczególną uwagę powinny zwrócić sytuacje, w których dłużnik:

• kilka razy przesuwa ustalony termin przelewu,

• przestaje odbierać telefony lub odpowiadać na wiadomości,

• prosi o kolejne odroczenie płatności, ale nie proponuje realnego terminu spłaty,

• dopiero po terminie zaczyna zgłaszać zastrzeżenia do faktury, towaru lub wykonanej usługi,

• nie płaci już nie jednej, ale kilku kolejnych faktur.

Nie istnieje określona sztywna liczba dni, po przekroczeniu których sprawę należy przekazać do windykacji. Inaczej wygląda kilkudniowe opóźnienie stałego klienta, który od lat płaci terminowo, a inaczej dwa miesiące oczekiwania na pieniądze od firmy, która po raz kolejny nie dotrzymała własnej deklaracji.

Dwa miesiące to już okres, w którym brak jednej większej płatności może być odczuwalny również po stronie wierzyciela. Szczególnie w małej firmie, która z pieniędzy otrzymywanych od klientów finansuje bieżące zakupy, wynagrodzenia czy kolejne zlecenia.

Windykacja należności w Szczecinie – kiedy warto przekazać sprawę specjalistom?

Sprawę warto przekazać do windykacji, kiedy własne próby odzyskania pieniędzy nie przynoszą rezultatu, a klient nie dotrzymuje kolejnych ustaleń. Nie ma większego sensu powtarzać w nieskończoność tych samych telefonów i wiadomości, jeśli za każdym razem kończą się kolejną obietnicą zapłaty, która nie dochodzi do skutku.

Niemniej, podjęte kroki powinny zależeć od zachowania dłużnika. Jeżeli odbiera telefon, wyjaśnia sytuację i rzeczywiście realizuje ustalenia, można dać mu trochę czasu. Inaczej wygląda sytuacja, jeśli przedsiębiorca od kilku tygodni słyszy kolejne deklaracje, ale pieniędzy nadal nie ma. Wtedy windykacja należności pozwala przekazać prowadzenie sprawy osobom, które zajmują się tym zawodowo.

Firma windykacyjna może przeanalizować dokumenty, sprawdzić sytuację dłużnika, skontaktować się z nim i prowadzić rozmowy dotyczące spłaty. Dla wierzyciela oznacza to przede wszystkim, że nie musi sam pilnować każdego telefonu, wiadomości i kolejnego terminu.

– Jeżeli kontrahent trzeci czy czwarty raz mówi, że zapłaci i tego nie robi, warto przestać opierać się na samych deklaracjach. Trzeba ustalić, jakie są realne możliwości odzyskania pieniędzy i zacząć działać – ostrzega Piotr Brzostowiecki, prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. – Przy czym podczas windykacji dla firmy ze Szczecina nie ma absolutnie żadnego znaczenia, gdzie znajduje się firma dłużnika. Może mieć siedzibę w Szczecinie, Wrocławiu, Warszawie czy innym mieście. Istotne jest to, że mówimy o należności pomiędzy polskimi firmami – dodaje Brzostowiecki z Solventoir.

Co właściwie może zrobić windykator?

Windykator może kontaktować się z dłużnikiem, prowadzić rozmowy dotyczące zapłaty, ustalać warunki spłaty i pilnować ich realizacji. Jego zadaniem jest doprowadzenie do odzyskania należności, najlepiej bez konieczności prowadzenia długiego postępowania sądowego.

Warto też pamiętać, że windykator i komornik to nie to samo. Windykator działa w imieniu wierzyciela i próbuje doprowadzić do dobrowolnej spłaty zadłużenia. Nie może natomiast zająć rachunku bankowego, wynagrodzenia czy majątku dłużnika. Takie uprawnienia ma komornik prowadzący egzekucję na podstawie odpowiedniego tytułu wykonawczego.

Dobry windykator należności nie ogranicza się też do wysłania jednego wezwania do zapłaty. Jeżeli dłużnik deklaruje przelew w określonym terminie, trzeba sprawdzić, czy pieniądze rzeczywiście wpłynęły. Jeśli proponuje spłatę w ratach, warunki powinny być możliwe do zaakceptowania również dla wierzyciela. A jeśli przestaje wywiązywać się z ustaleń, trzeba zdecydować, co robić dalej.

To właśnie konsekwencja ma tutaj duże znaczenie. Dłużnik powinien wiedzieć, że brak zapłaty nie zakończy sprawy i nie spowoduje, że wierzyciel po kilku nieudanych próbach po prostu zrezygnuje.

Firma windykacyjna czy dalsze samodzielne próby odzyskania pieniędzy?

Jeżeli kolejne telefony i przypomnienia nie przynoszą rezultatu, samodzielne odzyskiwanie należności zaczyna zabierać coraz więcej czasu. Trzeba ponownie kontaktować się z klientem, ustalać następny termin zapłaty, pilnować go, a jeśli przelewu nie ma, to zaczynać wszystko od początku.

Przy jednej niezapłaconej fakturze nie musi być to jeszcze dużym problemem. Sytuacja zmienia się, kiedy zaległych płatności jest kilka lub oczekiwanie na pieniądze przeciąga się tygodniami. Brak należnych środków może wtedy odbić się na płynności finansowej firmy. Dochodzi do tego czas poświęcany na pilnowanie terminów, przypominanie o zapłacie i wracanie do wcześniejszych ustaleń. A pieniędzy na koncie wciąż nie ma.

Przekazując sprawę na zewnątrz, warto wcześniej sprawdzić, jak działa wybrana firma zewnętrzna zajmująca się odzyskiwaniem należności.

– Znaczenie ma doświadczenie w sprawach B2B, sposób rozliczenia, zakres podejmowanych działań oraz to, czy przed przyjęciem zlecenia analizowana jest sytuacja dłużnika – wyjaśnia zasady funkcjonowania firm windykacyjnych Piotr Brzostowiecki, prezes Solventoir sp. z o.o. – Właściciel firmy powinien zajmować się swoim biznesem, a nie co kilka dni przypominać innemu przedsiębiorcy o niezapłaconej fakturze. Jeśli takie rozmowy nie przynoszą efektu, warto przekazać sprawę komuś, kto może prowadzić ją konsekwentnie od początku do końca – mówi Piotr Brzostowiecki z firmy windykacyjnej Solventoir.

A może zamiast windykacji sprzedać dług?

Sprzedaż długu może świetne rozwiązanie dla właściciela firmy, który chce mieć od razu pieniądze zamiast czekać na wynik procesu windykacyjnego. Jednak trzeba pamiętać cena zakupu będzie niższa od wartości samego długu.

Skup długów i windykacja to dwie różne usługi. Przy windykacji wierzycielem nadal pozostaje przedsiębiorca, a działania prowadzone są po to, aby odzyskać dla niego należne pieniądze. Przy sprzedaży wierzytelności prawa do niej przechodzą na jej nabywcę, a dotychczasowy wierzyciel otrzymuje uzgodnioną wcześniej kwotę.

To, którą opcję wybrać zależy tak naprawdę od konkretnej sytuacji, w jakiej znajduje się właściciel firmy czekającej na płatność. Jeżeli ma on czas na czekanie, to może zlecić windykację w nadziei na odzyskanie całej kwoty należności. Jenak w przypadku, kiedy liczy się czas, to lepszym rozwiązaniem może okazać się szybka gotówka do ręki, ale oczywiście kwota z faktury pomniejszona o znacznie większą prowizję.

Przed podjęciem decyzji warto przede wszystkim ustalić, w jakiej sytuacji znajduje się dłużnik i jakie są realne możliwości odzyskania należności. Dopiero wtedy można ocenić, które rozwiązanie ma w danej sprawie więcej sensu.

Jak długo firma powinna czekać na zapłatę długu od innej firmy?

Nie każda faktura opłacona kilka dni po terminie wymaga przekazania do windykacji. Jeżeli jednak kontrahent nie dotrzymuje ustaleń, przekłada termin przelewu albo coraz trudniej się z nim skontaktować, warto zdecydować, co dalej ze sprawą.

Czekanie na kolejną deklarację zapłaty samo w sobie nie przybliża firmy do odzyskania pieniędzy. W pewnym momencie trzeba zdecydować, czy nadal prowadzić działania samodzielnie, przekazać należność do windykacji, czy rozważyć sprzedaż długu. Im wcześniej przedsiębiorca sprawdzi dostępne możliwości, tym szybciej będzie wiedział, na czym stoi.

Solventoir zajmuje się odzyskiwaniem należności pomiędzy firmami w Polsce. Jeśli kontrahent kolejny raz nie dotrzymuje terminu zapłaty, warto po prostu zdecydować, co dalej z taką należnością. Kolejne tygodnie czekania na przelew raczej tej decyzji nie ułatwią.

Przypisy:

1 BIG InfoMonitor. 2026. „Mapa kondycji płatniczej firm. Sprawdź w jakim regionie najlepiej robić interesy.” Dostęp 24 sierpnia 2026. https://media.big.pl/informacje-prasowe/866286/mapa-kondycji-platniczej-firm-sprawdz-w-jakim-regionie-najlepiej-robic-interesy
2 Tamże
3 Urząd Statystyczny w Szczecinie. 2026. „Podmioty gospodarki narodowej w rejestrze REGON w województwie zachodniopomorskim. Stan na koniec 2025 r.” Dostęp 24 sierpnia 2026. https://szczecin.stat.gov.pl/opracowania-biezace/opracowania-sygnalne/podmioty-gospodarcze/podmioty-gospodarki-narodowej-w-rejestrze-regon-w-wojewodztwie-zachodniopomorskim-stan-na-koniec-2025-r-informacja-sygnalna,3,22.html
4 PARP. 2024. „Cierpliwość przedsiębiorców w oczekiwaniu na zapłatę.” Dostęp 24 sierpnia 2026. https://www.parp.gov.pl/component/content/article/86291%253Acierpliwosc-przedsiebiorcow-w-oczekiwaniu-na-zaplate