KSeF nadchodzi – czy Twoja firma jest na to gotowa?

Artykuł powstał we współpracy z producentem oprogramowania firmą IT DCE-Systems, która oferuje m.in. integracje z KSeF i wsparcie techniczne – produkt:
Bezpieczny-KSeF

FAQ – Krajowy System e-Faktur (KSeF)

1. Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Od 1 lutego 2026 r. obejmie etapami wszystkich przedsiębiorców w Polsce, wprowadzając cyfrowe fakturowanie i minimalizując błędy.

2. Jak korzystać z KSeF?

Możesz używać:

• programów finansowo-księgowych zintegrowanych przez API,
• darmowych narzędzi MF na ksef.podatki.gov.pl:
  • Aplikacja Podatnika KSeF (zarządzanie dostępem, tokenami, podgląd faktur, UPO),
  • Aplikacja Mobilna KSeF (wystawianie, odbieranie faktur na smartfonie, wersje robocze).

3. Co to e-Faktura?

To plik XML zgodny z wzorem, przesłany do KSeF z unikalnym numerem. Odbiorca (z NIP) znajduje ją w systemie, archiwizowanym przez 10 lat. Nie jest przesyłana mailem ani drukowana jako podstawowa forma (poza wyjątkami), eliminując ryzyko utraty.

4. Korzyści z KSeF?

• Ujednolicenie fakturowania – mniej błędów.
• Natychmiastowy obieg dokumentów.
• Import danych do księgowości.
• Dostęp do faktur przez 10 lat bez własnego archiwum.
• VAT w 40 dni zamiast 60.
• Większe zaufanie – weryfikacja wystawcy.

5. Od kiedy obowiązkowy?

Dla wystawiania faktur (etapami):

• Od 1 lutego 2026 r. – firmy z obrotem >200 mln zł (2024, z VAT).
• Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe firmy.

Dla odbierania faktur zakupu:

Małe firmy muszą używać KSeF wcześniej – od lutego/kwietnia 2026 r. – aby odbierać e-faktury od dużych kontrahentów wystawiających je obligatoryjnie.

Wyjątek przejściowy: Do 31 grudnia 2026 r. faktury poza KSeF do 10 000 zł VAT/miesiąc.

6. Integracja z programami księgowymi?

Producenci oprogramowania finansowo-księgowego mieli czas na integrację z KSeF przez API, ale nie wszyscy zdążyli. Niektóre firmy mogą potrzebować wewnętrznej integracji (z API KSeF) – w tym celu mogą skorzystać z usług firmy DCE-Systems, która działa globalnie, ale skupia się także na rynku woj. zachodniopomorskiego.

7. Dodatkowa wygoda i bezpieczeństwo?

Jeśli korzystasz z narzędzi Ministerstwa Finansów, ale cenisz lokalne przechowywanie faktur, ich drukowanie (wersja PDF lub papierowa), wystawianie faktur papierowych w razie awarii KSeF (z potrzebnymi kodami QR) oraz pełne bezpieczeństwo certyfikatów –
a to wszystko za niewygórowaną cenę - skontaktuj się z DCE-Systems.

Napisz na [email protected] lub skorzystaj z formularza kontaktowego.