Odpowiednia utylizacja dokumentów to wymóg, jaki na każde przedsiębiorstwo nakłada polskie prawo. Niszczarki do papieru są więc jednym z podstawowych sprzętów każdego biura. Jak wybrać najlepszą? Na co zwrócić uwagę, aby zakup był trafiony? Sprawdźmy, czym się kierować, żeby była nie tylko praktyczna, ale i właściwa względem obowiązujących przepisów.
Już od kilku lat nie możemy tak po prostu wyrzucić dokumentów zawierających dane osobowe do kosza, gdyż obowiązuje nas RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Przepisy te weszły w życie 25 maja 2018 roku i narzucają na każde przedsiębiorstwo przetwarzające dane osobowe odpowiedni sposób ich ochrony. Powinny więc być one nie tylko przechowywane według nowych wytycznych, ale także odpowiednio utylizowane - np. przy pomocy niszczarki o odpowiedniej klasie.
Wprowadzenie RODO poskutkowało koniecznością zakupu do biur niszczarek, które muszą spełniać pewne normy. Według obowiązującego prawa, administrator danych, zależnie od typu przetwarzanych informacji, powinien samodzielnie dobrać właściwy sprzęt utylizacyjny. Dzieli się je bowiem na zwykłe oraz wrażliwe, z czego drugie będą wymagać zdecydowanie wyższego poziomu ochrony niż pierwsze.
Sprzęty służące do niszczenia papieru oznaczane są normą DIN 66399, która rozróżnia 7 poziomów bezpieczeństwa, oznaczanych w skrócie P1, P2 itd. Każdy z tych poziomów to inne wymogi bezpieczeństwa, jakie zapewniają dane sprzęty, dlatego też warto się z nimi zapoznać i dostosować do własnych potrzeb, zanim wybierzemy sprzęt do swojej firmy.
Jak już wyżej wspomnieliśmy, sprzęt do niszczenia zbędnej już dokumentacji powinien być dopasowany do jej zawartości. Niszczarka o poziomie P1 będzie najlepszym rozwiązaniem, jeśli chodzi o dokumenty ogólnodostępne, P2 zaś sprawdzi się przy wszelkiego typu dokumentach wewnętrznych. Niszczarka służąca do utylizacji dokumentów poufnych, zawierających zwykłe, niewrażliwe dane osobowe powinna mieć minimalny poziom bezpieczeństwa P3.
W niewielkim biurze najlepiej sprawdzi się niszczarka do papieru o poziomie nie niższym niż P4. Kwalifikuje się ją do zastosowania względem dokumentów szczególnie poufnych, ponieważ daje pewność prawidłowego prawnie niszczenia, a powstałe paski czy ścinki są na tyle małe, że proces ten staje się nieodwracalny. P5, P6 i P7 są z kolei przeznaczone do niszczenia dokumentów: tajnych, ściśle tajnych i szczególnie ściśle tajnych, co nie jest koniecznością w większości niewielkich biur firmowych. Tego typu urządzenia sprawdzą się najlepiej np. w urzędach, kancelariach prawnych czy w sądach.
Odpowiedni poziom bezpieczeństwa niszczonych dokumentów jest najważniejszym czynnikiem, jaki powinien nakłonić nas do zakupu, lecz nie jedynym. Ważne są również parametry wybieranego sprzętu, które wpłyną na jej możliwości przerobowe i żywotność. Zastanów się, jak wiele papierów dziennie będziesz niszczyć i dopasuj pod tym względem odpowiednie urządzenie.
Duży wybór sprzętów tego typu znajdziesz na Ofisfera.pl. Niszczarka z tego sklepu może mieć różne wymiary i pojemności, dzięki czemu z łatwością dopasujesz ją do potrzeb swojej firmy. Warty uwagi jest również poziom hałasu, jaki wytwarza wybrany model, oraz jego zabezpieczenia przed ewentualnym skaleczeniem. Sprawdź wydajność pracy niszczarki, szybkość jej działania i funkcjonalność, a zakupiony sprzęt będzie Ci służył przez długi czas.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz