Praca zdalna w pytaniach i odpowiedziach Państwowej Inspekcji Pracy

W związku z licznymi pytaniami, dotyczącymi stosowania przepisów prawa pracy w czasach pandemii koronawirusa, rozpoczynamy cykl artykułów, w których na pytania naszych czytelników odpowiadać będą przedstawiciele Państwowej Inspekcji Pracy.

Na początek pytania związane miedzy innymi z pracą zdalną, urlopy wypoczynkowe i okresowe lub wstępne badania lekarskie. Odpowiedzi w tym zakresie udziela Iwona Lelo-Kędzierska, Nadinspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Szczecinie.

Czy pracodawca może ustnie skierować pracownika na pracę zdalną bez jego zgody? Co w sytuacji kiedy pracownik ten ma trudne warunki lokalowe i wykonywanie pracy, w miejscu zamieszkania stanowi dla niego problem?

Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.  Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z przepisu wynika, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W związku z powyższym pracownik, któremu pracodawca polecił wykonywanie pracy zdalnej, powinien poinformować pracodawcę o trudnych warunkach lokalowych i podjąć próbę negocjacji. W przypadku braku porozumienia, organem właściwym do rozstrzygnięcia sporu jest sąd pracy. Przepisy nie wskazują w sposób jednoznaczny formy polecenia pracy zdalnej (ustna czy pisemna), w związku z tym forma ustna jest również obowiązująca.

Czy zróżnicowanie polegające na tym, że w jednej firmie część pracowników pracuje zdalnie a część musi przychodzić do biura nie jest dyskryminacją?

W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Decyzja w zakresie organizacji pracy pracowników pozostaje w gestii pracodawcy. Należy wziąć pod uwagę fakt, że nie każda praca może być wykonywana poza zakładem pracy. W związku z powyższym pracodawca zlecając części pracowników pracę zdalną i jednocześnie odmawiając jej innym, powinien kierować się obiektywnymi przesłankami. Jeżeli pracownik uzna, że według niego doszło do dyskryminacji, to może skierować sprawę do rozstrzygnięcia przez sąd pracy. Pracodawca w trakcie postępowania będzie musiał podać jasne i konkretne kryteria, jakimi się kierował przy wprowadzeniu pracy zdalnej tylko dla wybranych pracowników. Wielu pracodawców, aby uniknąć sytuacji spornych z pracownikami, a jednocześnie kierując się potrzebą i dobrem firmy, na stanowiskach na których jest to możliwe, wprowadza pracę zdalną rotacyjnie (kierując do pracy zdalnej na określony czas pewną pracowników).

Czy na podstawie obowiązujących aktualnie przepisów, pracodawca może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy – nawet jeśli pracownik nie wyraża na to zgody i wcale o taki urlop nie wnosił?

Tarcza 4.0 dała pracodawcom uprawnienie, do kierowania pracowników na zaległe urlopy wypoczynkowe, ale z pewnymi ograniczeniami. Zgodnie z art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Jak w czasie pandemii powinny być organizowane szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, skoro część zatrudnionych pracowników świadczy pracę zdalnie?

Pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Co oznacza, że pracodawca nie może umożliwić podjęcia pracy przez pracownika bez jego wcześniejszego przeszkolenia. W związku z pandemią koronawirusa, ustawodawca przewidział jednak pewne rozwiązania, które mają ułatwić przygotowanie pracownika do wykonywania pracy. Zgodnie z art. 12e ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się możliwość przeprowadzania szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:

1) pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;

2) pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;

3) pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa wyżej;

4) ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

W przypadku gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w:

1) okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub

2) w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii

- termin ten wydłuża się do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.

Czy w okresie pandemii i utrudnionego dostępu do opieki medycznej pracownicy muszą wykonywać okresowe lub wstępne badania lekarskie? 

Profilaktyczne badania lekarskie okresowe zostały zawieszone - taki stan trwa od marca 2020 r., wprowadzony na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Z jej art.12a i 31m, wynika również, że wszystkie orzeczenia lekarskie, które po 7 marca 2020 r. straciłyby normalnie ważność, dalej obowiązują. Są one ważne do 180 dni od dnia odwołania stanu epidemii. W związku z powyższym – jeżeli stan epidemii zostanie anulowany, to pracodawcy mają 180 dni, aby uaktualnić takie badania zatrudnionym pracownikom. W przypadku badań kontrolnych (dotyczą osób, które wracają do pracy po co najmniej 30 dniowej nieobecności spowodowanej chorobą), to obowiązek ich wykonywania został utrzymany.

W przypadku braku dostępności do lekarza medycyny pracy uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego, badanie takie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza ma charakter tymczasowy i traci moc po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo od dnia odwołania stanu epidemii. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza włącza się do akt osobowych pracownika.