Z usług przechowywania dokumentów korzystają przedsiębiorstwa różnej wielkości oraz działające w różnych branżach. Niezależnie od profilu działalności oraz tego, jak silną pozycję przedsiębiorstwo zajmuje na rynku, każda taka firma priorytetowo traktuje kilka kwestii.
Z usług przechowywania dokumentów korzystają przedsiębiorstwa różnej wielkości oraz działające w różnych branżach. Niezależnie od profilu działalności oraz tego, jak silną pozycję przedsiębiorstwo zajmuje na rynku, każda taka firma priorytetowo traktuje kilka kwestii.
Przedsiębiorstwa, które specjalizują się w przechowywaniu dokumentów, są w stanie zapewnić swoim klientom nowoczesną i kosztowną infrastrukturę. Zdarza się, że są to rozwiązania, które leżą poza zasięgiem ich klientów. Nie oznacza to jednak, że z tego typu usług korzystają jedynie firmy, których nie stać na wprowadzenie rzetelnych zabezpieczeń. Nawet duże, świetnie prosperujące biznesy czasem wolą przechowywać swoją dokumentację w zewnętrznym obiekcie. W ten sposób nie muszą m.in. zatrudniać dodatkowej kadry, takiej jak archiwiści czy osoby obsługujące monitoring. Utrzymanie wysokich standardów bezpieczeństwa w firmie wymaga czasu, zasobów ludzkich, finansowych i nawet ważni gracze na rynku mogą po prostu nie chcieć ponosić takich inwestycji.
Dbanie o kwestie związane z dokumentacją firmową to nie tylko zorganizowanie bezpiecznego procesu przechowywania. Właściwie każda czynność, którą RODO określa jako przetwarzanie danych osobowych, zasługuje na profesjonalne procedury bezpieczeństwa. Zgodnie z zapisami europejskiego rozporządzenia za przetwarzanie danych osobowych uznaje się również ich usuwanie oraz archiwizację. Rhenus oraz pozostałe firmy działające w branży, oferują bardzo kompleksowe usługi -
https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/. Nawiązanie trwałej współpracy z jednym podmiotem tego typu to ogromne zaoszczędzenie czasu. Gdy pojawi się konieczność utylizacji dokumentów, nie będziemy musieli rozglądać się za kolejnym usługodawcą. Taki komfort i wygodę docenia wiele firm, które zdecydowały się na przechowywanie dokumentów na zewnątrz.
Brak ważnej dokumentacji na terenie firmy początkowo może się kojarzyć z utrudnioną organizacją pracy. W końcu dokument, który akurat jest nam potrzebny, znajduje się daleko i nie mamy do niego bezpośredniego dostępu. Ten problem bardzo łatwo rozwiązano i w efekcie każdy klient może w dowolnej chwili obejrzeć interesujący go dokument. To zasługa specjalnych platform online. Co ciekawe, skorzystanie z takiego internetowego wariantu nierzadko pozwala odnaleźć akta szybciej, niż gdybyśmy przechowywali je na miejscu, w wypełnionym po brzegi regale.
Przedsiębiorcy różnią się preferencjami oraz tak przyziemnymi kwestiami, jak wielkość biura, budżet na zabezpieczenia oraz ilość generowanej dokumentacji. Bardzo trudno o jednoznaczne odpowiedzi, bez znajomości poszczególnych czynników. Każda firma powinna taką decyzję podjąć samodzielnie, bazując na wiedzy dotyczącej m.in. obecnej infrastruktury zabezpieczającej. Przydatnym narzędziem w procesie decyzyjnym może być analiza ryzyka.
Taka metoda polega na dokładnym prześledzeniu problematycznych procesów. Za "problematyczne” można uznać tutaj te procesy, w których wykorzystywane są dane osobowe. Jeśli się je wykorzystuje, to istnieje bowiem, chociaż teoretyczne ryzyko, że dane te mogą zostać ujawnione. Najlepiej byłoby, gdyby taką analizę przeprowadzały osoby, które od podszewki znają każdy etap działań, dlatego ważna jest tutaj dobra komunikacja i zacieśniona współpraca managerów z pracownikami niższego szczebla. Gdy wykryjemy punkty o zwiększonym ryzyku, powinniśmy rozważyć, jakie zabezpieczenia zmieniłyby tę sytuację.
Analiza ryzyka pozwala wykryć, które procedury wymagają weryfikacji. Jeśli okaże się, że problem wymaga dużych inwestycji lub jego rozwiązanie jest zbyt czasochłonne, może to być znak, że pomoc zewnętrznej jednostki będzie najbardziej opłacalnym wariantem.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz